Al emitir un documento electrónico, ya sea una factura, nota de crédito o cualquier otro tipo de documento, es esencial conocer cada una de sus secciones para garantizar que cumpla con los requisitos legales y esté correctamente estructurado. A continuación, describimos las secciones principales que suelen aparecer en estos documentos en formato PDF:

Encabezado del Documento

1. Logo de la Empresa: Muestra la identidad visual de la empresa emisora.
2. Tipo de Documento: Indica el tipo de documento, ya sea factura, nota de crédito, documento soporte, etc.
3. Consecutivo del Documento: Número único que identifica el documento dentro de la secuencia.
4. Fecha de Emisión del Documento: Fecha en la que se emite el documento.

Datos del Tercero

1. Razón Social: Nombre completo o razón social del tercero.
2. Documento: Número de identificación del tercero (NIT, cédula, etc.).
3. Dirección: Ubicación física del tercero.
4. Correo: Dirección de correo electrónico del tercero.
5. Teléfono: Número de contacto del tercero.
6. Código Postal: Código postal correspondiente a la ciudad del tercero.
7. Tipo de Documento del Cliente: Tipo de identificación del cliente (NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT de otro país).
8. Ciudad: Ciudad de residencia o ubicación del tercero.

Detalle del Documento

1. ID: Código secuencial que identifica los productos o servicios.
2. Código: Código que hace referencia al producto o servicio.
3. Cantidad: Cantidad del producto o servicio facturado.
4. Unidad: Unidad de medida del producto o servicio.
5. Descripción: Descripción detallada del producto o servicio.
6. Valor Unitario: Precio por unidad del producto o servicio.
7. Subtotal: Total antes de impuestos de cada producto o servicio.
8. Valor del Impuesto: Monto del impuesto aplicado a cada producto o servicio.
9. Tarifa: Porcentaje del impuesto aplicado.
10. Total: Valor total del producto o servicio, incluyendo impuestos.

Formas y Medios de Pago

1. Forma de Pago: Indica si el pago es a crédito o al contado.
2. Vencimiento: Fecha límite para el pago, que puede ser la misma que la fecha de emisión (contado) o una fecha futura (crédito).
3. Código: Código del medio de pago.
4. Medio: Método de pago utilizado (transferencia, efectivo, tarjeta de crédito, etc.).

Totales del Documento.

1. QR: Código QR que permite verificar la autenticidad del documento con la DIAN.
2. Observaciones: Comentarios adicionales sobre el documento.
3. Valor en Letras: Valor total del documento expresado en palabras.
4. Implicaciones Legales:
1. Equivalencia Legal: El documento tiene validez similar a una letra de cambio según la Ley 1231 de 2008.
2. Intereses Moratorios: Aplicación de intereses por pagos tardíos a la tasa legal máxima.
3. Firma de Representantes: Confirmación de aceptación de pago y recepción de bienes o servicios.
4. Transferencia de Propiedad: La propiedad se transfiere solo al momento del pago.
5. Autorización para Reportar: Permite al acreedor reportar el comportamiento comercial a entidades de datos.
   
6. Cobro de Honorarios: Aceptación de pago por honorarios y costos legales en caso de incumplimiento.
   

Datos de Autorización y Proveedor

1. Número de Autorización: Muestra el número de resolución del documento, el prefijo, consecutivo y fecha de vigencia.
2. CUFE/CUDE: Códigos alfanuméricos utilizados para garantizar la autenticidad y la integridad del documento.
3. Información del Proveedor: Detalles del proveedor de software:
4. Kiai Facturación, producto de SOFTGIC S.A.S, NIT 900395252.
5. Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN.
6. Sitio Web: http://www.kiai.co
7. Ubicación: Medellín, Colombia.

Conocer cada sección de un documento electrónico en formato PDF te ayudará a asegurarte de que todo esté en orden y conforme a los requisitos establecidos. Esta guía te ofrece una visión clara de cómo estructurar y verificar tus documentos electrónicos, facilitando su gestión y garantizando que cada detalle esté bien cubierto. Así, podrás manejar tus documentos electrónicos con mayor confianza y tranquilidad.